うちの会社では現金取引が少額なので、おろそかになってしまうのですが、少額でも重要ですか？
記帳のお話をしている時によくお聞きする質問です。答えはＹＥＳです！大変重要となります。現金は預金と違って通帳などの入出金の証明するものがないので、税務調査においても入念に調べられる場合が非常に多いです。また、金融機関などに対して信頼性が高い決算書の作成にも現金管理は必要不可欠です。
それでは現金管理の手順とポイントを確認していきましょう。
現金管理の手順
①入出金取引は、領収書などの証憑書類をもとに行う。
②入出金の都度、弥生会計などの会計ソフトへ入力、または、現金出納帳へ記帳する。
③現金の実際残高と帳簿残高を照合する。
④実際残高と帳簿残高が一致しない場合には、原因を解明する。
＊小規模な事業者で現金取引が少ない場合は、普通預金を現金出納帳代わりに使う方法もあります。経費の支払いは、基本的に振込として、やむを得ない場合は、普通預金からジャストの金額を引き出します。この方法は実際の必要額を引き出す必要があり、時間と手間が掛かります。金融機関のＡＴＭ以外は、硬貨での引き出しが出来ないこともありますので、必ずしもおすすめ出来る方法ではありません。
現金管理のポイント
○会社の現金は金庫などで管理する。会社と社長のお金は厳格に区分する。
○現金管理責任者を置き、社長は現金の受払いをしない。
○金庫内の現金は出来る限り少額にして、余分な現金は銀行へ預ける。
○社内での支払は、日常的な経費の支払いに限定し、一回あたりの支払金額上限を決める。
○水道光熱費、通信費などの公共料金は自動振替を利用する。
○支払は領収書などの証憑書類をもとにおこなう。 など
小規模な会社の場合、事務員もおらず、社長自ら現金の入出金を行う場合が多いです。この場合によく問題となるのが、社長のお金と会社のお金を混同している場合です。
何が問題になるかと言いますと、ご自身で区分して現金管理を行っていればいいのですが、例えば…
①お客さんを接待するのに飲みに行って領収書もらうのを忘れた
②プライベートな支払を会社のお金でしていた
③ご自身の給与以上に生活費を使ってしまった
当然、このような場合には、金銭出納帳を記帳しておらず、会社の決算書を見ると現金勘定が実際の有高より異常に膨らんできてしまっている。なぜでしょうか？必要以上に現金を使っているのに…
これは一例ですが、この手許現金は、預金から引き出されていたり、現金売上として受け取った中から支払われています。
おわかりでしょうか？帳簿上、現金の入金処理は計上されているのですが、それに対応する支払処理は帳簿上記帳されていません。このように日常繰り返していますと、帳簿上の現金残高が膨らむばかりです。
①のケースは経費の計上漏れ、②③のケースは税務上、社長への役員賞与になってしまう可能性があります。この役員賞与は損金にならず、かつ、社長個人の所得となり所得税等が課税されダブルパンチとなります。これを避けるために役員貸付金にするケースもありますが、受取利息を計上しなければならす、利息部分は法人税が課税されます。
日々は少額かもしれませんが、累積していきますと大変な問題となります。
決算書で現金勘定が異常に膨らんだり、役員貸付金が多額に計上されていますと、税務調査でも問題になったり、金融機関で融資申込時に資産として評価されず、債務超過となり融資が受けられないといったことになります。
時間がない！面倒くさい！どんぶり勘定でＯＫ！事務員を雇うとコストが掛かる！
理由はあると思いますが、上記のように大きな問題になる場合もあります。
現金管理…手遅れにならないうちに、しっかり行っていきましょう。
