ポイント還元事業が前年よりはじまり、カード・電子マネーを決済手段として利用することが増えました。コンビニでは、スマホを出してQRコードを読み取ってもらうだけで瞬時に決済できるのは本当に便利ですね。普段は便利に使えるのですが、事業者が会社の経費支払に使っているときは管理面で注意が必要です。最近、実務上でよく聞くのが電子マネーのチャージをした履歴はカードより引き落とされているのでわかるのですが、いつ・何に使ったかわからない？ということをよくお聞きします。今回は電子マネーのプリペイド方式（前払い）会計処理を中心に確認していきたいと思います。
基本的な会計処理
原則、電子マネー（SUICA、PayPayなど）へチャージしただけでは経費処理できませんので、以下のような会計処理を行っていきます。
①2/3に電子マネー（SUICA、PayPayなど）へ現金30,000円をチャージした時
2/3 借方（貯蔵品）30,000円 / 貸方（現 金）30,000円
②2/4消耗品購入10,000円、2/5新幹線のチケット購入10,000円、2/6コンビニ支払（プライベートな支払）10,000円を電子マネーで決済した
2/4 借方（消耗品費）10,000円 / 貸方（貯蔵品）10,000円
2/5 借方（旅費交通費）10,000円 / 貸方（貯蔵品）10,000円
2/6 借方（事業主貸）10,000円 / 貸方（貯蔵品）10,000円 ＊個人事業者の場合
このように会計処理を考えると非常に煩雑となります。現金払いと同様にレシートや領収書をもらって保管しておくことと、web上で利用明細が取得できる場合は必ずダウンロードしておくことをおすすめします。確定申告する際には、保管しておいた記録をもとに会計処理を行っていきます。
簡便的な会計処理
例えば、SUICAは電車代など旅費交通費にしか使用しないといった場合などは、実務上、チャージを行った時に経費処理を行い、決算時に未使用残高分を調整する方法がよく使われます。
①2/3に電子マネー（SUICA）へ現金10,000円をチャージした時
2/3 借方（旅費交通費）10,000円 / 貸方（現 金）10,000円
②2/5新幹線のチケット購入9,000円を電子マネーで決済した
仕訳なし
③12/31決算時に電子マネー（SUICA）の未使用残高が1,000円
12/31 借方（貯蔵品）1,000円 / 貸方（旅費交通費）1,000円
経理担当者がおらず日々管理できない小規模事業者にとっては、現実的に簡便的な会計処理を実務上行っている場合が多いと思われます。この場合でも未使用残高の確認や税務調査時に提示を求められることもありますので、現金払いと同様にレシートや領収書をもらって保管しておくことと、web上で利用明細が取得できる場合は必ずダウンロードしておくことをおすすめします。
また、簡便的な会計処理は事業経費の旅費交通費のみに使用など限定される場合はいいのですが、プライベートな支払いが混在する場合は注意が必要です。仮にプライベートな支払いが多く混在しており、税務調査時に指摘された場合は、追徴課税や場合によっては重加算税が課されることもあると考えられます。
クラウド会計を利用した会計処理
マネーフォワードクラウドでは、クラウド確定申告やクラウド経費を使って電子マネーとデータ連携を行い、会計処理を行う方法です。事前にお使いの電子マネーが対応しているかを確認して頂く必要がありますが、データ連携で自動取得できれば会計処理がズムーズに行えます。また、税理士事務所へ確定申告・決算を依頼される時もデータ連携されていますとズムーズに行えます。データ連携がない場合、費目か多様に混在しているときは、web明細をダウンロードして頂いたものやレシート・領収書を提出してもらわなければなりません。
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最後に、電子マネーを利用する場合の注意点として経費の二重計上です。特に簡便的な会計処理を行っている場合は、チャージした時に一旦経費化していますので、通常の現金払いのレシート・領収書と電子マネーで決済したレシート・領収書を混在して管理していますと、通常の現金払い処理として経費が二重計上となる可能性があるので、レシート・領収書は、通常の現金払いと電子マネーで決済したものをわけて管理されることをおすすめします。
