経理を自動化⁉

著者:ケイ・アイ&パートナーズ税理士法人
投稿日:2021年04月12日
経理を自動化 ケイ・アイ&パートナーズ税理士法人

個人の所得税・消費税確定申告もコロナ禍の影響で申告期限が4月15日まで延長されましたが、今週の木曜日がその期限となります。ほとんどの方が終わられた頃だと思いますので、今回は経理業務の自動化についておすすめのパターンをご紹介します。

自動化と言えども多少は手動で入力やチェックしたりするとこがあるのですが、手入力を極力減らし、経理業務をクラウドで自動化することにより、業務の効率化を図ることができますし、リモートワークにも適していると思います。

クラウド会計は、個人事業者のみでなく、法人の小規模事業・中小企業者にも適しています。
おすすめは、マネーフォワードクラウド会計、freee、弥生会計オンラインですが、以下のご紹介は「マネーフォワードクラウド会計」を中心にさせて頂きます。

1.銀行取引の自動連携

会計処理の基本となる取引が預金取引です。取引が増えてくると通帳等から、日付・摘要・入出金の金額を手入力したり、手書き記帳したりと、転記する作業に時間を割かれますし、転記を行うことによる人為的なミスも出てきます。

これをクラウド会計を利用することにより、金融機関とデータ連携することが可能になります。同期連携を行うことで、日々の銀行取引のデータを取り込めますので、会計処理を自動化することが可能です。勘定科目につきましても、推測機能や学習機能がありますので、使っていくうちに勘定科目の手入力を最小限に抑えることができます。

ネット銀行はもちろん都市銀行や地方銀行、信用金庫など幅広く連携できます。ただし、ネット銀行以外はインターネットバンキングなど金融機関との契約が無いと同期できない場合がありますので、導入前にご確認ください。
インターネットバンキングの利点は、窓口やATMに行かずとも会社やご自宅で振込処理が行え、継続的に取引あるところは振込情報を登録することが可能です。

【マネーフォワードクラウド会計の金融機関連携画面】

【マネーフォワードクラウド会計の預金データ取り込み画面】

このように勘定科目を確認して登録するのみで会計処理を行うことができます。

2.クレジットカードの自動連携

クラウド会計を利用することによる経理業務効率化のポイントは、現金支払いを極力なくし、カード決済を行うことです。カード決済や振込みすることにより、クレジット会社と同期連携ができますので、データを自動で取り込みすることができ、会計処理の自動化を図れます。同期連携は、1.の金融機関連携と同様です。

【マネーフォワードクラウド会計のカード会社連携画面】

マネーフォワードクラウド会計 カード会社連携画面

マネーフォワードクラウド会計は対応できるカード会社は、他社より多いと思われます。

3.通販会社の自動連携

クレジットカード連携でもAmazonやアスクルなど店名は摘要へ出てくるのですが、どのようなものを購入したのかをAmazonなどの管理画面を見なければわかりません。そんな時におすすめなのが通販会社とのデータ連携です。摘要に商品名が入ってきますので勘定科目を設定しやすくなります。マネーフォワードクラウド会計では、ASKULやAmazon、たのめーる、モノタロウ、楽天市場など連携することができます。

【マネーフォワードクラウド会計の通販会社連携画面】

マネーフォワードクラウド会計 通販会社連携画面

4.売上請求書

クラウド会計は、会計処理機能だけでなくマネーフォワードクラウド会計やfreeeは得意先に対する請求書を作成することができます。テンプレートから好みのものを選んで、明細項目を入力すると請求書を作成できます。

事前にロゴマークや印影、振込先などをデフォルト設定できますので、請求書作成がスムーズに行えます。

【マネーフォワードクラウド請求書の作成画面】

マネーフォワードクラウド請求書の作成画面

このように明細項目を入力するだけで請求書を作成することができます。よく使う品目などは学習機能がありますので選択するだけで入力できます。さらに、おすすめなのが「郵送代行」機能です。普通郵便よりは少し割高にはなりますが、請求書の印刷、封入作業、発送作業をすべて代行してくれます。もちろん、郵送代行のステータスを確認することも可能です。

【マネーフォワードクラウド請求書の自動で仕訳画面】

マネーフォワードクラウド請求書 自動で仕訳

もちろん、売上の請求書を作成すれば、上の画像の様に会計データを自動生成してくれます。

5.現金取引

現金取引が多い会社は手入力が多いイメージなのですが、例えば、マネーフォワードクラウド会計では、Airレジなどを使えば、現金売上などもデータ連携することが可能です。freeeでは、現金出金した領収書・レシートをスマホで撮影して、仕訳を自動登録することができます。ただし、OCR機能は誤認識があるため、登録時は必ずレシート・領収書と記載が合っているかの確認が必要です。このほかに、エクセルなどで現金出納帳を別管理して、そのデータをクラウド会計へ取り込むことができます。

【マネーフォワードクラウド会計 ビジネス連携画面】

マネーフォワードクラウド会計 ビジネス連携画面

6.給与計算

マネーフォワードクラウド会計、freeeともに給与計算をクラウドで利用することも可能です。利用人数に応じた課金や別料金にはなるものの、タイムカードが不要で、スマホや会社のPCで入出勤の打刻が行え、勤怠管理や給与計算を行うことができます。さらに、web明細や仕訳連携も可能となっています。

マネーフォワードクラウド給与

7.リモートワーク時の連絡等おすすめツール

コロナ禍の中では、経理業務をリモートワークに移行する会社も出てきました。この時に問題になるのは、連絡や打ち合わせ、紙ベースの書類をどうするかということです。

連絡や打ち合わせに便利なツールはchatworkです。これはLINEのような使い方ができますので、連絡や質問事項などのメッセージを簡単に送ることができ、グループでも共有して使えるのでおすすめです。グループを多く作成されなければ無料で使うことができます。さらに、PDFやエクセルデータなども添付可能です。

chatwork

会議や打ち合わせに便利なツールはZOOMなどのweb会議です。PCやタブレット・スマホなどにカメラやマイクがあれば簡単に使うことができます。コロナ禍では、web会議が浸透してきました。

ZOOM

支払請求書や経理に必要な書類で紙ベースのものを、画像やPDFなどのデータへ変換したものや、エクセル・ワードデータを共有するのに便利なDropboxをはじめとするクラウドドライブです。Dropboxは2GBまでは無料で使え、自分のPCの一部のような使い方が可能です。共有したいフォルダーを通知することにより簡単に共有することができます。

Dropbox

最後に、会社のPCを自宅にあるPCで遠隔操作することができるGoogleChromeをはじめとするリモートデスクトップが便利です。遠隔操作なので、自宅のパソコンへ会社が使用している専用のソフトをインストール不要ですし、会社内のネットワークを利用できますので、サーバー内のデータなどを使って作業することができます。ただし、こちらはセキュリティーや個人情報漏洩などのリスクもありますので、ご利用の際は慎重にPINの設定したり、ルール決めが必要になると思われます。

Googlechromeリモートデスクトップ

*Windowsでもリモートデスクトップを使用できますが、Windows10Proが必須となりhomeでは利用できません。GoogleChromeリモートデスクトップはGoogleアカウントを作成すれば簡単に無料で利用できますので、個人的にはおすすめです。会社のPCがマルチディスプレイでも簡単に見たいデスクトップへ切り替えることができます。

リモートワークを強調して説明しましたが、営業所が遠隔地の場合も同じように使えると思います。

8.まとめ

経理業務の自動化は、先にも説明しました現金支払いを減らし、データ連携を行って自動で取得できるかがキーとなります。また、転記作業などを無くしていくのもクラウド会計は役立つのではないでしょうか。転記作業が多くなると効率が悪くなり、人為的なミスも多く発生する可能性があります。

ペーパーレスを図る上でも紙ベースの保管を減らし、書類を探す時間を削減したり、保管場所の確保不要という環境を目指してみてはいかがでしょうか。

京都・宇治市のケイ・アイ&パートナーズ税理士法人では、マネーフォワードクラウド・freee・弥生会計オンラインの導入・設定・運用サポートを行っていますので、お気軽にご相談ください。

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