マイナンバーの導入時期が近づいてきました。小規模事業者の方も社会保障や税の手続きのために従業員の方々からマイナンバーを取得し、適切に管理・保管する必要があります。今回は従業員が少ない小規模事業者向けのチェックリストを以下のようにまとめてみました。
担当者の明確化と番号の取得
■ マイナンバーを扱う人を決定する。（給料・社会保険を扱っている人など）
■ マイナンバーを従業員から取得する場合には、利用目的を伝える。
・源泉徴収票作成
・健康保険・厚生年金保険届出
・雇用保険届出
■ マイナンバーを従業員から取得する際には、番号が間違っていないかの確認と身元確認をする。
①顔写真入りの「個人番号カード」で確認する。
②１０月より個人宅へ届く「通知カード」と「運転免許証」などで確認する。
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マイナンバーの管理・保管
■ マイナンバーが記載された書類は、カギができる棚や引き出しに大切に保管する。無理にパソコンを購入する必要がありませんが、データ管理をパソコンでとお考えの場合は、クラウド上で管理できるサービスもございます。
☆ マイナンバークラウド管理システムCrew ☆
■ パソコンがインターネットに接続されている場合は、ウィルス対策ソフトを最新版に更新するなどセキュリティ対策を行う。
■ 従業員の退職や契約の終了などでマイナンバーが必要なくなったら、シュレッターなどで細かく裁断するなどマイナンバーが記載されている書類を破棄する。パソコン・クラウド上のマイナンバーのデータも削除する。
従業員への通知
従業員の個人宅へ通知が届く時期や何に使用するか基本的なことを事前に知ってもらう。具体的には、掲示板での通知や案内書類など配布して事前に告知する。
